Navrat na publikaciu KURZ STRATEGICKEHO PLANOVANIA A ROZVOJA FINANCNYCH ZDROJOV VII. Hodnotenie po kurze Vyplnene tlacivo hodnotenia prosim zaslat v Polsku na adresu: Dr. Wieslaw Chodasewicz Mikusinskiego 7/12 40-146 Katowice, Polsko Tel. 588-508 na Slovensku na adresu: Pan Boris Strecansky Ovrucska 14 831 02 Bratislava, Slovensko Tel. 72-72-76 1. Meno a funkcia (nepovinne): 2. Organizacia (nepovinne): 3. Ako by ste hodnotili celkove kurz? 1 az 5 (1 = uplne zbytocne, 5 = vyborne) 1 2 3 4 5 Poznamky: 4. Vzrastlo vase vedomie zodpovednosti a pocit osobneho splnomocnenia? 1 az 5 (1 = nie velmi, 5 = znacne) 1 2 3 4 5 Poznamky: 5. Citite sa lepsie pripraveny na ulohu vytvorit strategicky plan pre vasu organizaciu? 1 az 5 (1 = nie velmi, 5 = znacne) 1 2 3 4 5 Poznamky: 6. Citite sa lepsie pripraveny na ulohu ziskat fondy pre vasu organizaciu? 1 az 5 (1 = ziaden rozdiel, 5 = ovela lepsie pripraveny) 1 2 3 4 5 Poznamky: 7. Uvedomujete si viac moznost alternativnych financnych zdrojov? 1 az 5 (1 = nie velmi, 5 = znacne) 1 2 3 4 5 Poznamky: 8. Pomoze vam vytvorenie sady informacnych materialov vo vasich projektoch spolocenskeho dosahu? 1 az 5 (1 = nie velmi, 5 = znacne) 1 2 3 4 5 Poznamky: 9. Pocitujete vacsiu sebadoveru pri stanovovani, realizovani a vyhodnocovani programov? 1 az 5 (1 = nie som si velmi isty, 5= mam velku sebadoveru) 1 2 3 4 5 Poznamky: 10. Ake zmeny urobite v postupoch financneho manazmentu u vas, hlavne v oblasti rozpoctu po absolvovani tohto kurzu? 11. Co ste ocakavali, ze sa tu naucite a nepreberalo sa to na seminari? 12. Ktore prvky zo seminara mozete aplikovat na vasu organizaciu? Ako? 13. Ktore casti z materialov neboli uzitocne? Ako by ste ich vylepsili? 14. Uvedte prosim vsetky vase dalsie pripomienky. Priloha A Planovanie a vedenie efektivnych stretnuti Klucove zasady efektivnych stretnuti Vsetci clenovia poznaju stretnutie a jeho vysledky Vsetci clenovia su povinni prist na stretnutie nacas a pripraveni Stretnutia su prostriedkom na dosiahnutie ciela, nie samotnym cielom Efektivne stretnutia vyzaduju, aby sme boli uprimni sami pred sebou aj pred ostatnymi clenmi ohladom ucelu, postupu a zelatelnych vysledkov stretnutia Osemnast krokov k lepsim schodzam Pred schodzou: 1. Dokladne schodzu naplanujte, k comu vam pomoze, ak si zodpoviete nasledovne otazky: Aky ucel chcete splnit? Preco je schodza najlepsim sposobom na splnenie ucelu? Kolko ludi by sa malo schodze zucastnit? Kto by to mal byt? Kedy sa tito ludia mozu stretnut? Kde by sa schodza mala konat? 2. Pripravte a rozoslite vopred program schodze (vid prac. list A) 3. Pridite vcas a pripravte zasadacku (vid obr. 1) Na zaciatku schodze: 4. Zacnite nacas 5. Nech sa pritomni predstavia a vyjadria, co od schodze ocakavaju 6. Jasne definujte ulohy na schodzi: Kto schodzu povedie? Kto bude pisat zapisnicu (vid prac. list B)? 7. Prekontrolujte, zrevidujte a zoradte program schodze. 8. Jasne urcite dzku trvania schodze. 9. Skontrolujte plnenie uzneseni z predchadzajucej schodze. Pocas schodze: 10. Sustredte skupinu na ten isty problem naraz. Nedovolte ludom, aby preskakovali z problemu na problem, ci uz dopredu, alebo aby sa vracali k otazkam, o ktorych uz je rozhodnute. Na konci schodze: 11. Stanovte uznesenia a zaroven urcite, kto ma co a dokedy urobit. 12. Skontrolujte zapisnicu zo schodze. 13. Podla potreby sa dohodnite na mieste a case dalsej schodze a pripravte predbezny program. 14. Vyhodnotte schodzu (vid prac. list C) 15. Uzavrite schodzu v pozitivnom duchu 16. Upracte a vratte miestnost do povodneho stavu. Po schodzi: 17. Pripravte zapisnicu na rozoslanie 18. Naviazte plnenim uzneseni a zacnite planovat dalsiu schodzu. Kroky su prebrate od Doyle a Straus, How to Make Meetings Work. Pracovny harok A Program schodze Celkovy ucel schodze: Datum: Cas: Miesto: Cas Polozka Tema Osoba Poznamky Legenda k polozkam programu: IS - informovanie DM - rozhodovanie PS - riesenie problemu F - spatna vazba T - skolenie PC - planovanie a koordinacia obrazok 1 Priklady vyhodneho rozmiestnenia nabytku obr.: vid. manual Priklady obycajne nevyhovujuceho rozmiestnenia obr.: vid. manual Pracovny harok B Datum a cas schodze: Zapisovatel: Rozhodnutia/Zavery Program nasledujucej schodze Uznesenia Kto je Termin zodpovedny Pracovny list C formular vyhodnotenia schodze 1. Splnili sa ciele schodze? 2. Vyuzil sa cas ucinne pocas schodze? 3. Vladla v skupine otvorena a zdielcia atmosfera? 4. Zistili sa rozdiely a podporila sa spolupraca? 5. Bola vacsina rozhodnuti prijatych koncenzom? 6. Kazdy sa zapojil? 7. Boli vsetci clenovia timu pripraveni? 8. Boli splnene individualne ulohy? 9. Bola to prijemna schodza? 10. Ake su slabe stranky dnesnej schodze? 11. Ake su silne stranky dnesnej schodze? 12. Co by ste odporucali zlepsit? Priloha B Ako stimulovat nove napady (brainstorm) Stimulovanie novych napadov je druhom diskusie, ktora nastane, ked sa skupiny snazia najst tvorive riesenia problemu. Vsetci clenovia skupiny musia prijat a dodrziavat nasledovne pravidla, ak chcu dosiahnut uspech. Od veduceho skupiny sa ocakava, ze bude sledovat diskusiu a dozerat na dodrziavanie pravidiel. Pravidla stimulovania novych napadov 1. Zdrzte sa posudzovania vsetkych myslienok. Nie je dovolene kritizovat ani chvalit ziaden napad Diskusia musi viest k vyjasneniu vyznamu a nie hodnotnosti myslienky. Veduci skupiny nesmie pripustit, aby ludia komentovali napr. "to nepojde", "ano, ale", alebo dokonca "to je fantasticka myslienka". 2. Uvitajte akykolvek napad. Ked uz sa raz vytvori atmosfera neposudzovania podla pravidla 1, spontanne myslienky plynu lahsie. I ked niektore myslienky mozu byt v dany moment nevhodne, mozu vyprovokovat ine praktickejsie napady. 3. Zhromazdite mnozstvo myslienok. Sustredte sa na ziskanie velkeho poctu myslienok; v tomto stadiu sa netrapte o ich kvalitu. Hladajte myslienky u celej skupiny, nie len u zopar zhovorcivych clenov. 4. Hladajte vylepsenie myslienok. Udrziavajte otvorenu atmosferu neposudzovania. Pokuste sa ziskat viac myslienok tym, ze vyzvete clenov, aby rozvadzali myslienky inych clenov. Postup , ako viest sedenie na stimulovanie novych napadov Stimulovanie novych napadov je proces, ktory je potrebne viest a sledovat. No i napriek tomu je postup jednoduchy a da sa lahko zvladnut. 1. ak je stimulovanie novych napadov novinkou pre vasu skupinu, vysvetlite im styri horeuvedene pravidla. 2. Na tabulu, alebo velky papier na vsetkymi clenmi dobre viditelnom mieste, napiste problem, ktory je potrebne riesit. 3. Urcite zapisovatela, ktory bude zapisovat kazdu myslienku tak, aby ju kazdy mohol vidiet. 4. Poziadajte, aby sa rad radom kazdy clen podelil s ostatnymi o jeden napad. 5. Poziadajte, aby so suhlasom autora zapisovatel skratil dlhe myslienky do niekolkych slov. 6. Pri postupnom predstavovani myslienok, ludia, ktorych nic nenapada, ked su na rade, povedia "pas". 7. Prva faza procesu konci, ked su predstavene vsetky myslienky, alebo ked kazdy v kole povie "pas". 8. V tomto okamihu skupina zozbierala obsazny zoznam napadov. No niektore myslienky sa budu prekryvat, budu nejasne alebo sa budu opakovat. Poziadajte o vyjasnenie uvedenych napadov. Kazdy sa moze opytat, co ktora myslienka ma znamenat, no nadalej potlacajte kritiku. 9. Po objasneni napadov sa pokuste skombinovat niektore myslienky alebo vylucit duplicitne myslienky. Skor ako zapisovatel urobi nejaku zmenu, autor musi suhlasit s prisposobenim alebo vylucenim svojej myslienky. 10. Po zredukovani zoznamu cez vysvetlenie a vylucenie duplikacie otvorte diskusiu pre hlasovanie. V prvom kole mozu ludia hlasovat za lubovolne mnozstvo myslienok, ktore pokladaju za prijatelne a ktore stoja za zvazenie. Spocitajte pocet kladnych hlasov pre kazdu myslienku. Myslienky, ktore dostali len zaporne hlasy, alebo velmi malo kladnych hlasov, sa vylucia. 11. V druhom kole maju ludia tri hlasy a maju si vybrat tri najlepsie napady. Pred hlasovanim o kazdej polozke umoznite diskusiu o "pre" a "proti". 12. Na zaklade hlasovania druheho kola vytvorte zoznam dvoch alebo troch najprijatelnejsich myslienok, tak ako ich urcila skupina. Alebo urcite za najlepsi napad ten, ktory dostal najviac hlasov, alebo hlasujte znovu o tychto najlepsich napadoch a dostanete vitaznu volbu skupiny. Slovnicek ukazovatel dosiahnutych vysledkov - vopred urcena polozka, ktora poukazuje na vyznamne pozitivne ciny alebo zmeny aktivita - specificka uloha, podniknuta na dosiahnutie zameru alebo ciela prilohy - dodatocne vseobecne alebo suvisiace informacie, ktore posilnuju a podporuju navrh prijemcovia vyhod (beneficiaries) - ludia alebo organizacie, ktore maju priamy alebo nepriamy prinos z cinnosti vasej organizacie velky obraz - celkovy obraz, "sirokouhly" pohlad na organizacne prvky a moznosti stimulovanie novych napadov (brainstorming) - typ diskusie, ktora vznika, ked sa skupina snazi najst tvorive riesenie problemu rozpocet - nastroj planovania, ktory sa sustreduje na pridelenie potreby zdrojov; suhrn vsetkych pozadovanych zdrojov pre planovany projekt, vratane prac. casu zamestnancov, materialov projektu a organizacnej rezie formulacia pripadu - dokument, v ktorom sa popisuju potreby vasej organizacie, ciele, ktore planujete dosiahnut, cinnosti, ktore budete podporovat a sposob merania ich uspesnosti Koalicia - mnohe organizacie pracujuce spolu na dosiahnuti spolocneho ciela Spolocensky dosah - programy namierene smerom von a sluziace, informujuce a vzdelavajuce verejnost Priame naklady - naklady spojene s vasou organizaciou a jej programami alebo projektami; jednoducho priclenene k specifickym aktivitam Darca - jednotlivec alebo organizacia poskytujuca technicku, financnu alebo inu podporu Splnomocnenie - zodpovednost, pravomoc, schopnost konat Hodnotenie - proces na urcenie dopadu a ucinnosti akcie alebo programu a na vyuzitie ziskaneho poucenia sa; malo by vychadzat z informacii rutinne ziskanych sledovanim Celkove vydaje - vydaje, ktore zahrnaju v sebe vydaje organizacie na manazment a prevadzku, obycaje pokryvajuce platy zamestnancov a prevadzkove vydaje ako elektrina, najomne, telefon, vybavenie Nepriame naklady - vid rezia Clenska zakladna - skupina jednotlivcov, ktori podporuju vasu organizaciu poskytovanim financnej, dobrovolnej a moralnej podpory Milnik - termin pre hodnotenie dosiahnuteho pokroku Poslanie - prehlasenie o celkovom zamerani alebo ucele organizacie Sledovanie (monitoring) - stopovanie pokroku v plneni projektu; prebiehajuce prehodnotenie a meranie na stanovenie pokroku vzhladom k stanovenaym cielom a aktivitam Ciel - specificky predpokladany vysledok; to, co mate v umysle dosiahnut ako vysledok aktivit projektu; je najuzitocnejsi, ak je popisany v zmysle vystiznosti, meratelnosti a casovej zavislosti Pracovne postupy (operations) - systemy zavedene za ucelom umoznenia efektivneho a ucinneho chodu vasej organizacie Organizacia - formalna alebo neformalna struktura ludi pracujucich spolu na dosiahnuti spolocne zdielaneho ucelu; system roli a aktivit Rezia - naklady organizacie sposobene jej vseobecnym nespecifickym vedenim a administrativou a prevadzkou programov (napr. elektrina, niektore platy, administrativne naklady) Spojeny s ucastou vsetkych /participatory) - sposob popisovania akcie, ktora spaja ludi tym, ze sa zucastnuju na niecom a maju podiel na niecom dolezitom Planovanie - zvolenie ziadanej buducnosti a stanovenie prostriedkov na jej dosiahnutie; rozmyslanie, stanovovanie a casovanie uloh, cinnosti a vysledkov potrebnych na dosiahnutie cielov Program - subor aktivit alebo projektov, ktore tvoria integrovany postoj k splneniu poslania alebo cielov organizacie Programove vydaje - vid priame naklady Projekt - specificky subor aktivit stanovenych na dosiahnutie zameru Navrh - dokument urceny casto zdrojom financii, v ktorom sa specifikuje zamyslana aktivita a zdroje potrebne na jej uskutocnenie Vykaznictvo - prehladne a podrobne dokumentovanie aktivit, pokroku a vysledkov projektov a programov Obmedzene fondy - zdroje, ktore musia byt pridelene na specificky program aleb vydaje Samostatnost (self-reliance) - schopnost riadit, realizovat a udrziavat programy a organizaciu po urcitu dobu Strategia - plan akcie na dosiahnutie cielov, zamerov a/alebo celkoveho poslania Udrzatelnost - schopnost pokracovat v efektivnom fungovani po urcitu dobu Neobmedzene fondy - zdroje, ktore organizacia moze urcit na lubovolne vydaje Voluntarizmus - filozofia podporovania zamerana na individualne prispevky vo forme casu a prace. Jednotlivec, ktory demonstruje ciny v sulade s touto filozofiou sa nazyva "dobrovolnik" Pracovny plan - osnova specifickych uloh a aktivit vratane uvedenia angazovanej osoby, potrebnych zdrojov a casu potrebneho na jeho splnenie Navrat na publikaciu KURZ STRATEGICKEHO PLANOVANIA A ROZVOJA FINANCNYCH ZDROJOV